Hvordan laver jeg en kasserapport?

Behøver du overhovedet at udarbejde en kasserapport?

Hvis du modtager kontante indbetalinger fra dine kunder, så skal du lave en kasserapport.

Udarbejdelse af en kasserapport er påkrævet ved lov, når du modtager kontante indbetalinger fra dine kunder.

Man skal som udgangspunkt lave kasserapporten dagligt, men afhængig af din branche, accepterer SKAT nogle gange at den laves f.eks. ugentligt.

Hvis du har mange kontante transaktioner i løbet af en dag, så skal kasserapporten laves dagligt.

 

Hvad er en kasserapport?

En kasserapport må ikke forveksles med den salgsrapport, som du udskriver fra selve kasseapparatet (Z-bon).

Kasserapporten dokumenterer hvor mange penge du havde om morgenen og om aftenen – efter dagen er slut – en historisk gennemgang af hvor mange penge der gik ind (salg og indskud) og ud af kassen (udgifter og hævninger).

Man laver kasserapporten for at vise SKAT, at man har styr på pengestrømmen i kassen.

Og det er naturligvis også en god kontrol til en selv, som sikrer, at man har registreret sit salg korrekt.

 

Download en kasserapport

Du kan finde en kasserapport her på vores hjemmeside, som du kan bruge:

Link til download

Andre skabeloner kan sagtens bruges, så længe de opfylder principperne i en kasserapport, herunder en decideret kasseoptælling.

Du kan lave din egen kasserapport også.

 

Gennemgang af felterne i kasserapporten

 

Den venstre del af kasserapporten

Dato:
Her skriver du hvilken dato bilaget vedrører

Bilag:
Du skal tildele alle bilag deres eget bilagsnummer. Husk at tjekke med din bogholder/revisor hvilken nummerserie du skal bruge. Bilagsnumre skal være fortløbende hele året. Du må derfor ikke genbruge numrene.

Tekst:
Her skal du skrive en tekst, der forklarer hvad bilaget vedrører. Det kan f.eks. være “Varekøb” eller “Varesalg”.

Konto:
Du kan spørge din bogholder/revisor, om du skal skrive kontonumre i kasserapporten. I dit regnskab er der en kontoplan, som fortæller hvilke kontonumre man bruger til at bogføre indtægter og udgifter. Nogle bogholdere/revisorer vil gerne at man sætter kontonummer i kasserapporten. Andre er helst fri for det.

 

Den midterste del af kasserapporten

Kasse – indbetalt:
I denne kolonne skriver man beløb, som er indgået kontant i kassen. Det kan f.eks. være salg eller indskud af penge (penge du indskyder fra egen lomme).

Kasse – udbetalt:
I denne kolonne skriver man beløb, som er udgået kontant fra kassen. Det kan f.eks. være udgifter eller hævninger af penge (penge du hæver til egen lomme – bla. løn til dig selv).

Bank – indsat:
I denne kolonne skriver man beløb, som er udgået kontant fra kassen og indsat i banken. Det er f.eks. de penge der fremgår af din dankort transaktionstotal. Det kan også være kontanter, som du har indsat i banken fra kassen.

Bank – udbetalt:
I denne kolonne skriver man beløb, som er indgået kontant til kassen fra banken. Det kan f.eks. være penge du har hævet nede i banken, og herefter lagt i kassen.

 

Den nederste del af kasserapporten

Bevægelser:
Hver kolonne har et sammentællingsfelt forneden. Summen af dagens bevægelser skriver man her.

Beholdning, primo:
Her skriver man dagens kontantbeholdning om morgenen, da man åbnede forretningen. Husk at den skal svare til den kassebeholdning, som man havde dagen før ved lukketid.

Beholdning, ultimo:
Her skriver man dagens beregnede kontantbeholdning om aftenen, da man lukkede forretningen.

Balance:
Når man er færdig med sin kasserapport, skal der være “balance” i kolonnerne. Dvs. at summen af alle bevægelser i ind- og udbetalt kolonnerne, skal give det samme.

 

Den højre del af kasserapporten

Kasseoptælling:
Her tæller man den faktiske kassebeholdning på. Og ja, det skal være med både sedler og mønter.

Kassebeholdning iflg. rapport:
Her overfører man det tal, som man beregnede i feltet “Beholdning, ultimo”.

Optalt kassebeholdning:
Dette er den faktiske optalte kassebeholdning.

Kassedifference overføres:
Når man sammenligner den beregnede kassebeholdning, med den faktiske optalte kassebeholdning, er der ofte mindre difference. Det skyldes at man måske har givet forkerte byttepenge, lavet en fejl da man slog salget på kassen m.fl. Man skal lave et bilag, når der en kassedifference. Det skriver man bare på et stykke papir. Dato og beløb samt en tekst, der forklarer at det er en kassedifference.

 

Sådan laver du en kasserapport

 

Læg dagens bilag i orden og giv dem bilagsnumre

Inden du laver kasserapporten, skal du samle dine kontante bilag fra dagen og lægge dem i orden.

Kontante bilag er enten salg eller udgifter, som er betalt kontant.

Tag gerne et ringbind og sæt dem pænt i mappen.

Vi anbefaler, at du sætter bilagene i følgende rækkefølge:

Kassedifferencer fra dagen før
Kontante hævninger
Kontante indskud
Udgifter betalt kontant
Dankort transaktionstotal
Z-bon (dagens salg)
Kontanter indsat i banken fra kassen

Har du andre bilagstyper end disse, så sætter du naturligvis bare dem ind i mappen også.

Da bilagene skal have bilagsnumre i kasserapporten, skal du være opmærksom på, ikke at ødelægge bogholder/revisors arbejde i den anden ende.

Det gør man, hvis man kommer til at bruge bilagsnumre, som bogholder/revisor har brugt til andre bilag i regnskabet.

Derfor er det smart, i samråd med bogholder/revisor, indledningsvis at lave en separat nummerserie til dine kontante bilag.

På den måde kan du lave din kasserapport og tildele bilagsnumre dagligt, uden at din bogholder/revisor kommer til at sidde med bilagsnumre som er benyttet flere gange (både af dig og bogholder/revisor).

Finder du nogle bilag, mens du klargør dagens bilag, som er betalt med dankort, så behøver de ikke at komme med i kasserapporten.

Det er kun de bilag, som er betalt kontant, som skal skrives i kasserapporten.

Bilag som er betalt med dankort, scannes og sendes til din bogholder/revisor (se links til apps længere nede på siden).

 

Skriv kassebeholdningen ved dagens start (“Beholdning, primo”)

Hvis der er første gang, at du laver din kasserapport, så skal du starte med at skrive den kassebeholdning, som du havde ved dagens start.

Det er de penge, som ligger i din kasse, når du åbner forretningen (byttepenge).

Har du lavet kasserapport dagen før, skal det beløb du skriver som kassebeholdning ved dagens start, være fuldstændig det samme, som det du havde skrevet som kassebeholdning dagen før om aftenen (“Beholdning, ultimo”).

 

Skriv dagens kontante hævninger ind i “udbetalt” kolonnen under “kasse”

Hvis du har hævet penge til dig selv, skal du skrive et bilag herpå. I praksis skriver du på et stykke papir, hvor mange penge du har hævet, dato og en lille tekst der forklarer, hvad pengene er hævet til (f.eks. “Hævet privat”) og vedlægger kasserapporten. I kolonnen “dato” skriver du datoen. I kolonnen “bilag” skriver du det bilagsnummer, som du har givet bilaget. I kolonnen “udbetalt” under “kasse” skal du skrive beløbet ind i kasserapporten. Hvis du har aftalt med din bogholder/revisor, du også skal skrive kontonummer, skal du finde kontonummeret for private hævninger og skrive det i feltet “konto”.

 

Skriv dagens kontante indskud ind i “indbetalt” kolonnen under “kasse”

Hvis du har indskudt penge til kassen, skal du skrive et bilag herpå. I praksis skriver du på et stykke papir, hvor mange penge du har indskudt, dato og en lille tekst der forklarer, hvilke penge der er indskudt (f.eks. “Indskudt privat”) og vedlægger kasserapporten. I kolonnen “dato” skriver du datoen. I kolonnen “bilag” skriver du det bilagsnummer, som du har givet bilaget. I kolonnen “indbetalt” under “kasse” skal du skrive beløbet ind i kasserapporten. Hvis du har aftalt med din bogholder/revisor, du også skal skrive kontonummer, skal du finde kontonummeret for private indskud og skrive det i feltet “konto”.

 

Skriv dagens kontante udgifter ind i “udbetalt” kolonnen under “kasse”

Hvis du har betalt regninger kontant fra kassen, skal du skrive dem ind i kasserapporten. I kolonnen “dato” skriver du datoen. I kolonnen “bilag” skriver du det bilagsnummer, som du har givet bilaget. I kolonnen “udbetalt” under “kasse” skal du skrive beløbet som du har betalt ind i kasserapporten. Hvis du har aftalt med din bogholder/revisor, du også skal skrive kontonummer, skal du finde kontonummeret for udgiften og skrive det i feltet “konto”.

 

Skriv dagens dankort transaktionstotal ind i “udbetalt” kolonnen under “kasse”

Hvis du har en dankort terminal, skal du skrive det beløb, som fremgår af dankort transaktionstotalen, ind i kolonnen “udbetalt” under “kasse”. Herefter skal du skrive samme beløb i “indbetalt” under “banken”. Hvis du har aftalt med din bogholder/revisor, du også skal skrive kontonummer, skal du finde kontonummeret for banken og skrive det i feltet “konto”.

 

Skriv dagens salg ind i “indbetalt” kolonnen under “kasse”

Dagens salg salg skal du skrive ind i “indbetalt” under “kasse”. Hvis du har aftalt med din bogholder/revisor, du også skal skrive kontonummer, skal du finde kontonummeret og skrive det i feltet “konto”.

 

Beregn kassebeholdningen ved dagens afslutning

I feltet “Beholdning, ultimo” skal du beregne kassebeholdningen ved dagens afslutning. Det sker ved at tage morgenens kassebeholdning (“Beholdning, primo”) og tillægge alle indgående kontante beløb fra dagen, og herefter fratrække alle udgående kontante beløb fra dagen.

 

Optæl og afstem kassebeholdningen ved dagens afslutning

Herefter skal du optælle den fysiske kassebeholdning. Både mønter og sedler. Det skal fremgå hvordan kassebeholdningen lå, så det er ikke nok bare med et enkelt beløb. Vis hvor mange mønter og sedler du havde liggende.

 

Kassedifferencer skal beregnes og bogføres

Når du er færdig med at tælle kassebeholdningen op, så skal du kigge på den kassebeholdning du beregnede tidligere.

Er det samme beløb?

Meget ofte vil der være en lille forskel.

Denne forskel kalder man for kassedifferencer.

Den opstår hvis kan slår forkert på kassen, giver forkerte byttepenge mv.

Har man aldrig nogensinde kassedifferencer, vil SKAT ofte tro at man snyder med kasseoptællingen.

Så det er ingen skam at have mindre kassedifferencer.

Tværtimod.

Når man har beregnet kassedifferencen, skal man lave et bilag herfor.

Da kasserapporten på dette tidspunkt allerede er udfyldt, kan man ikke skrive beløbet ind i kasserapporten for denne dag.

Dvs. at man i feltet “Beholdning, ultimo” vil have den “forkerte” kassebeholdning stående.

Det beløb vil indeholde kassedifference for dagen.

Derfor skal man vedlægge bilaget for kassedifferencen dagen efter, og skrive dette på den første linje af kasserapporten (dagen efter).

På den måde får man rettet fejlen i “Beholdning, ultimo”, så kassebeholdningen altid stemmer med den optalte kasse.

Dette er meget vigtigt, og er hele essensen af kasserapporten.

Så du må ikke springe dette led over.

 

Scan bilag og send til bogføring

Når du er færdig med at skrive kasserapporten, skal du scanne både bilag og kasserapport til dit regnskabsprogram.

Spørg din bogholder/revisor første gang, så du er sikker på, hvor du skal sende til.

Her er links til de apps man bruger i de forskellige systemer:

 

e-conomic:

iTunes:
Download app til at scanne bilag til e-conomic i App Store

Android:

Salg:
Download app til at lave salgsfakturaer i e-conomic i Google Play

Udgifter:
Download app til at scanne bilag til e-conomic i Google Play

 

Dinero:

iTunes:
Download app til at scanne bilag til Dinero i App Store

Google Play:
Download app til at scanne bilag til Dinero i Google Play

 

Billy’s Billing:

iTunes:
Download app til at scanne bilag til Billy’s Billing i App Store

Google Play:
Download app til at scanne bilag til Billy’s Billing i Google Play

 

Bogføring af fakturaer fra leverandører og kvitteringer

Alle dine leverandørfakturaer og kvitteringer skal bogføres i enten e-conomic, Dinero eller Billy’s Billing. Dette går man for at kunne opstille et korrekt regnskab, og derefter beregne moms og skat.

Hvis du ikke ønsker at bogføre selv, så klarer vi hele bogføringen for dig.

 

Konsekvenser ved ikke at skrive kasserapport

Det er et lovkrav at lave en kasserapport.

I bedste fald er der aldrig nogen der spørger dig om din kasserapport.

Men det er ikke det samme, som at det er i orden ikke at lave den.

Får du en skattekontrol, vil du komme ud for, at SKAT har mulighed for at tilsidesætte hele dit regnskab, hvis ikke der er en kasserapport.

Og det er uanset hvor dygtig og flink din revisor i øvrigt er.

Ansvaret for kasserapporten er dit.

SKAT tilsidesætter et regnskab, hvis de tror, at der er lavet sorte penge.

Derefter kan de selv bestemme salget, og det er aldrig i dit favør.

Så det kan blive rigtig dyrt i skat og moms.

Der kan også gives en bøde, for ikke at have styr på kasserapporten.

Du skal derfor tage den alvorligt.

 

Har du nogle spørgsmål eller kommentarer til udarbejdelse af din kasserapport?