Sådan indsendes bilag til bogføring

Der findes et par forskellige måder at indsende dine bilag på.

Vi anbefaler som udgangspunkt altid, at du scanner dine bilag, og sender dem direkte til dit regnskabsprogram, enten ved at bruge en app eller ved at maile dem direkte til regnskabsprogrammet.


Brug en app til at sende dine bilag direkte til dit regnskabsprogram


e-conomic:

e-conomic tilbyder en app, hvor du kan tage et billede af dine leverandørfakturaer og kvitteringer med din telefon, og så via deres app indsende bilagene til bogføring direkte i regnskabsprogrammet:

Download app i App Store

Download app i Google Play


Dinero:

Dinero tilbyder også en app, hvor du kan tage et billede af bilag med din telefon, og så via deres app indsende bilag til bogføring direkte i regnskabsprogrammet:

Download app i Google Play


Billy’s Billing:

Billy’s Billing tilbyder en app, hvor du kan tage et billede af bilag med din telefon, og så via deres app indsende bilag til bogføring direkte i regnskabsprogrammet:

Download app


Gem scannede bilag i Dropbox:

Hvis du ikke vil bruge en app, er du også velkommen til at gemme dine bilag direkte i en Dropbox-folder, som deles med os.


Mail dine bilag direkte til regnskabsprogrammet:

Hvis det passer dig bedst bare at sende bilag per mail, så kan e-conomic modtage bilag, ved at maile til en særlig dedikeret mailadresse, der modtager bilag til kun dit regnskab.


Mail dine bilag til os:

Hvis det passer dig bedst bare at sende bilag til os per mail, er dette også en mulighed. Har du mange bilag, vil vi dog klart anbefale dig at bruge en app.

Bilag sendes per mail til: bilag@daniaregnskab.dk


Send bilag med posten eller kom ind i receptionen:

Skal det være rigtig “old-school” med en bilagsmappe, må du meget gerne sende dine bilag med posten, eller komme ind i receptionen med din bilagsmappe.

Adressen er:

Dania Regnskab ApS
Rådhuspladsen 16, M
1550 København V

Hvis du sender dine bilag med posten eller UPS, så anbefaler vi, at du altid noter trackingnummeret (track and trace).


Hvor ofte skal bilag sendes til bogføring?

Normalt sender vores kunder deres bilag til os hver måned. Enkelte meget små kunder sender deres bilag til os hver tredje måned, men vi foretrækker, at du sender dine bilag hver måned.


Hvilke bilag skal sendes til bogføring?

Hvilke bilag du sender til bogføring, afhænger af din virksomhedstype. Men som udgangspunkt skal alle sende:

– Salgsfakturaer
– Leverandørfakturaer
– Kvitteringer for mindre indkøb
– Bankudtog

NB: Kunder som modtager kontanter, skal også sende en kasserapport med en kasseoptælling.


Salgsfakturaer

Hvis du har lavet dine salgsfakturaer inde i et regnskabsprogram, f.eks. e-conomic, Dinero eller Billy’s Billing, så behøver du ikke at sende salgsfakturaerne til os, da vi allerede har adgang til disse inde i selve regnskabsprogrammet. Hvis du derimod ikke fakturerer dit salg i et regnskabsprogram, så har vi brug for at få salget tilsendt som PDF-filer. Hvis salgsfakturaerne er lavet i Word eller Excel, så skal de gemmes som PDF-filer først, og derefter indsendes til os, så vi kan bogføre dem manuelt.


Leverandørfakturaer

Vi skal have tilsendt alle dine leverandørfakturaer. Det er alle de udgifter, som du har haft, og hvor leverandøren har udstedt en faktura. Som udgangspunkt skal du altid have udstedt en faktura. Fakturaen skal være udstedt til din virksomhed, og ikke til dit eget navn.


Kvitteringer for mindre indkøb

Vi skal have tilsendt alle dine kvitteringer også. Det er alle de mindre køb, som du har haft fra butikker og tankstationer mv., og hvor du ikke har fået en decideret en faktura. Som udgangspunkt skal du altid have udstedt en faktura, men SKAT plejer at acceptere kvitteringer, så længe beløbene er relativt små. Vores erfaring er, at en grænse på omkring 700 kr., normalt bliver accepteret. Men det er i den sidste ende op til SKAT. Loven siger, at du skal have fakturaer på alle udgifter. Men har man prøvet at bede ekspedienten nede i supermarkedet om at lave en faktura, så ved man også, at det i den rigtige verden, ikke er muligt hver gang. Betal i stedet for dit køb med et firmadankort, så man kan se betalingen på banken. Det gør det langt nemmere at overbevise SKAT om, at det rent faktisk er dig der har betalt, og at det ikke bare er en kvittering, du har fundet et sted og lagt i regnskabet.


Bankudtog

Vi har også brug for et bankudtog, der viser alle posteringerne på din erhvervskonto i banken. Dvs. alle ind- og udbetalinger, Vi foretrækker at modtage bankudtoget som en kommasepareret fil (CSV) eller som en Excel-fil. Det skyldes at vi med en fil, kan importere alle posteringerne til dit regnskabsprogram. Det sparer os for tid, og dig for penge.

Du kan gemme en CSV- eller Excel-fil i stort set alle netbanker. Bare lav en udskrift på skærmen, og se efter en “gem som” knap (eller hvad den nu kaldes i din netbank).

Filen sendes per mail til: bilag@daniaregnskab.dk


Kunder med kontante transaktioner

Kunder med kontante transaktioner er bl.a. dem, der driver restauranter eller butikker, hvor kunderne kommer ind og køber med kontanter. Forskellen mellem kunder der modtager kontanter, og dem der ikke gør, er at du er forpligtet ved lov til at lave en daglig kasserapport, når du modtager kontanter fra dine kunder. Du skal derfor også sende en kasserapport til os, hvis du modtager kontanter fra dine kunder.


Kasserapport

En kasserapport viser, hvor mange penge du havde om morgenen i kassen, og hvor mange penge der lå i kassen om aftenen ved lukketid. Den viser hvor mange penge der gik ind og ud af kassen i dagens løb. Du kan finde en skabelon til din kasserapport her på hjemmesiden. Selvom du skal udarbejde en daglig kasserapport ved lov, kan du alt afhængig af din virksomhedstype, godt vælge et noget længere tidsinterval. Så længe at kassebeholdningen kan opgøres forsvarligt. Men de fleste virksomheder laver deres kasserapport dagligt, især butiksejere. Hvis du får en skattekontrol en dag, og hvis SKAT mener, at du har “glemt” at indberette nogle salg, så kan de afvise at godtage hele din bogføring, hvis du ikke har udarbejdet en kasserapport, og i stedet lavet et skøn af dit salg. Så konsekvenserne af ikke at udarbejde en kasserapport, kan være temmelig alvorlige. Særligt hvis SKAT skønner, at din salg har været meget højere, end det reelt har været. Uden en kasserapport kan det være meget svært at gøre indsigelse mod en sådan afgørelse. Også for din revisor.

Download kasserapport her


Har du nogle spørgsmål til hvordan du skal sende dine bilag til os?

Du kan sende os en mail på: info@daniaregnskab.dk


Besøg os også på de sociale medier, se vores videoer, lyt til vores podcasts og lær mere om hvem vi er, omkring skatter, moms, fradrag og om at starte ny virksomhed m.m.:


Sociale medier:

Besøg os på Facebook

Besøg os på LinkedIn

Besøg os på Instagram

Besøg os på Google+


Video:

Videoer på Vimeo

Videoer på YouTube


Podcast:

Podcasts på SoundCloud

Podcasts på iTunes