Når du har virksomheder som kunder
Læg dine egne udgående fakturaer øverst i mappen som du sender til os. Husk at tjekke at alle fakturanumre er tilstede, og husk tydeligt at anføre hvis der er kreditnotaer.

Find dit bankkontoudtog for perioden frem, og skriv numre på alle de træk der er på bankudtoget (1,2,3,4 osv).

Næste gang du laver materialet klar til os, skal du fortsætte nummerserien (5,6,7,8,9 osv.).

Find de bilag der passer til de enkelte træk, giv dem samme nummer som de har fået på bankudtoget. Læg bilagene i samme rækkefølge i mappen, som de er betalt/indsat i banken. Læg bankudtoget ovenpå. Dine egne udgående fakturaer skal blive liggende øverst i mappen, så når en kunde indbetaler en faktura, skal du selv lave et ekstra bilag, på hvilken du skriver “indbetaling fra kunde”, og lægge det i mappen på den dag den er indbetalt.

Der vil udover indbetalinger fra kunder, være træk på banken du ikke har nogle bilag på, feks. renter, gebyrer, private overførsler o.lign. Skriv selv på et bilag med hvad det er der er sket (feks. “hævet privat 5.000 kr.”), skriv det nummer på bilaget, der passer til det, som er tildelt i følge bankudtoget. Læg bilaget sammen med de andre regninger i korrekt nummerisk rækkefølge.

Nu skulle bilagene gerne ligge i den samme rækkefølge, som de er trukket/indsat på banken.
Der skal være et bilag for hver eneste postering på bankudtoget.
Bankudtoget er blevet en slags “indholdsfortegnelse” til dine bilag.

Når du har private kunder (butik, café o.lign)

OBS!: Husk at det er lovpligtigt at lave en kasserapport, som skal afstemmes med en kasseoptælling hver dag ved lukketid! Hvis du ikke ved hvordan du skal lave sådan en, skal du ringe til os og bestille undervisning heri. Du kan købe kasserapporter fra os. Læs mere herom hos Skat.

Du skal lægge dine bilag i datoorden i den mappe du sender til os.

Typiske bilag er:

Z-bon

Dankort transaktionstotal

Fakturaer ved varekøb

Kvitteringer fra køb i supermarkeder, byggemarkeder o.lign. (OBS: Husk at kvitteringer ikke er gyldige som bilag, du skal altid bede om at få en faktura i kundeservice)

BetalingsService (BS)

Husleje

Afdrag på pantebreve

Elregninger

Forsikringer

Benzinkvitteringer

Bilforsikring

Vægtfafgift

…og mange, mange flere.

Du skal lægge bilagene i mappen, den dag de bliver betalt/indsat/hævet – uanset om de er betalt kontant eller via banken.

Du skal for hver dag udarbejde en kasserapport, som du lægger oven på dagens bilag.